Solve+SolvePlus

Datenschutzhinweise

Rechtstexte sind nur in deutscher Sprache verbindlich.

1. Verantwortlicher

SolveITKL, Inhaber Nirojh Sritharan
Maxstr. 7, 67659 Kaiserslautern, Deutschland
Telefon: 0631 41436555
E-Mail: info@solve-it-kl.de

2. Zwei Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Für die Registrierung und die Vertragsbeziehung mit Ihrem Unternehmen sind wir Verantwortlicher. Für die Daten, die Ihr Unternehmen in S+ über seine Mitarbeiter, Kunden und Einsätze erfasst, verarbeiten wir im Auftrag Ihres Unternehmens (Art. 28 DSGVO). Dafür schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab. Den Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir Ihnen bei Vertragsschluss bereit; Sie können ihn jederzeit unter info@splus-app.de anfordern.

3. Welche Daten wir verarbeiten

a) Beim Besuch der Website

Technisch notwendige Server-Protokolldaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browsertyp) zur Auslieferung und Absicherung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Speicherdauer: 14 Tage. Wir setzen keine Tracking- oder Analyse-Werkzeuge und keine Cookies zu Werbezwecken ein. Schriften und Bilder werden von unserem eigenen Server geladen, nicht von Dritten.

Im Browser speichern wir nur technisch notwendige Einstellungen (gewählte Sprache und Darstellung im lokalen Speicher, die Anmeldesitzung im Sitzungsspeicher des Tabs).

b) Bei der Registrierung Ihres Unternehmens

Firmenname, Rechtsform, Branche, Anschrift, Ansprechpartner (Name, E-Mail, Telefon), USt-IdNr. bzw. Handelsregister-Nr., Zeitpunkt der Bestätigungen (Unternehmereigenschaft, AGB, Datenschutz), IP-Adresse und Browserkennung zum Zeitpunkt der Registrierung sowie das Passwort des ersten Zugangs (nur als Hash). Zweck: Prüfung der Unternehmereigenschaft, Missbrauchsschutz, Freischaltung und Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Über eine neue Registrierung werden wir intern per Telegram benachrichtigt – dabei werden nur Firmenname, Branche und Ort übermittelt, keine Zugangsdaten und keine Kontaktdaten des Ansprechpartners. Anbieter des Dienstes ist Telegram Messenger Inc. bzw. Telegram FZ-LLC (Dubai, Vereinigte Arabische Emirate); die Übermittlung in dieses Drittland erfolgt ohne Angemessenheitsbeschluss. Da nur Firmendaten (Firmenname, Branche, Ort) und keine personenbezogenen Daten des Ansprechpartners übermittelt werden, stützen wir die Benachrichtigung auf unser berechtigtes Interesse an einer zügigen Bearbeitung von Registrierungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit der Firmenname im Einzelfall einen Personenbezug hat (z. B. Einzelunternehmen), erfolgt die Übermittlung nach Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage.

Über denselben Telegram-Weg erhalten wir als Betreiber weitere Plattform-Hinweise, z. B. zu Sicherheitsereignissen, Datensicherungen, Tarifgrenzen und offenen Rechnungen Ihres Unternehmens (mit Firmenname, ohne Zugangsdaten). Senden Sie uns aus S+ eine Anfrage zu Tarif oder Modulen, übermitteln wir Firmenname, Name und E-Mail-Adresse der anfragenden Person sowie den Text der Anfrage auf diesem Weg, damit wir sie zügig beantworten können (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Übermittlung in das Drittland nach Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO auf Ihre Anfrage). Jeder Versand wird bei uns protokolliert.

c) Bei der Nutzung von S+

Die von Ihrem Unternehmen eingegebenen Betriebsdaten (z. B. Mitarbeiter, Termine, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Rapporte, Kunden und Objekte). Diese Daten verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter nach Weisung Ihres Unternehmens. Rapporte (Arbeitsnachweise) werden in S+ geführt; für den eigenen Betrieb des Anbieters wurden frühere Rapporte aus der Vorgängeranwendung splus übernommen.

Menü „Häufig genutzt“ und Favoriten: Damit Ihre meistgenutzten Menüpunkte oben erscheinen, zählt S+ je Person nur, wie oft und wann zuletzt Sie einen Menüpunkt geöffnet haben (keine Inhalte), und speichert Ihre Favoriten und Kachel-Einstellungen. Diese Angaben sind nur für Sie selbst sichtbar, auch nicht für Ihre Firmenleitung, und werden nur für die Anzeige in App und Portal genutzt. Sie können „Häufig genutzt“ unter „Mein Konto → Darstellung“ abschalten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

d) Push-Benachrichtigungen in der App

Die S+-App kann dienstliche Mitteilungen als Push-Benachrichtigung auf Ihr Smartphone (und eine gekoppelte Smartwatch) senden, z. B. zu neuen oder geänderten eigenen Terminen, Abholungen, Anträgen, Chat-Nachrichten und Hinweisen. Dafür nutzen wir Firebase Cloud Messaging der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (auf iPhones wird die Mitteilung über Firebase an den Apple Push Notification Service weitergereicht). Push-Benachrichtigungen werden erst gesendet, nachdem Sie sie in der App bzw. in den Systemeinstellungen Ihres Geräts erlaubt haben; die App fragt nicht schon beim ersten Start danach.

Verarbeitete Daten: der Push-Token (eine vom Betriebssystem bzw. von Firebase vergebene Kennung Ihrer App-Installation), Angaben zum Gerät (Plattform Android/iOS, Gerätename, App-Version), die Zuordnung zu Ihrem Zugang und Ihrer Firma, Ihre Einstellungen (Arten der Mitteilungen, Ruhezeit) sowie der Zeitpunkt und das Ergebnis jeder Zustellung. Der Push-Token wird bei uns verschlüsselt gespeichert. Die Texte der Mitteilungen sind bewusst knapp gehalten und enthalten keine Kundennamen (Mitarbeiter sehen nur die Objektbezeichnung), keine Abholorte und keine Lohn- oder Gesundheitsdaten. Mitteilungen an die Firmenleitung können den Vornamen der betroffenen Person sowie Zeit und Objekt nennen (z. B. Stempelungen, Korrektur- und Abwesenheitsanträge – bei Abwesenheiten nur den Zeitraum, nie Art oder Grund). Wie viel auf dem Sperrbildschirm erscheint, stellt jede Person unter Mein Konto → Mitteilungen selbst ein: diskret (nur z. B. „S+ · Neue Nachricht“), mit Absender oder mit Inhalt; für Chats ist „diskret“ voreingestellt, Chat-Texte verlassen unseren Server nur bei der Stufe „mit Inhalt“. Notizen, Privatbereich, Tresor und Sicherheitsmeldungen erscheinen immer nur diskret. Die ausführliche Vorschau beim langen Drücken einer Mitteilung (Haptic Touch) zeigt Inhalte nur bei entsperrtem Gerät; sie wird auf dem Gerät aus der empfangenen Mitteilung aufgebaut. Knöpfe in Mitteilungen (z. B. Freigeben, Antworten, Route) öffnen die App; ausgeführt wird erst dort mit den Rechten der angemeldeten Person. Der Inhalt einer Mitteilung wird nach der Zustellung bei uns gelöscht, gespeichert bleibt nur der Nachweis, dass und wann zugestellt wurde. Firebase wird ausschließlich für den Versand genutzt – ohne Analyse-, Werbe- oder Absturzdienste und ohne Werbe-ID.

Sprache, Ruhezeit, Ausgeschiedene: Feste Texte von Mitteilungen (z. B. Titel, „Details in der App“) erhalten Sie in der Sprache, die in Ihrem Konto hinterlegt ist, soweit für die Mitteilung vorhanden (sonst Deutsch bzw. Englisch). Während Ihrer Ruhezeit wird nichts zugestellt (Ausnahme: Mängel-Hinweise werden bis nach der Ruhezeit zurückgestellt, Abschnitt 3 j); sofort zugestellt werden nur als dringend gekennzeichnete Mitteilungen (z. B. Bereitschafts-Alarm an die eingeteilte Person). Andere Mitteilungen werden in der Ruhezeit nicht nachgeholt, sondern nur als Nachweis ohne Inhalt vermerkt. Personen, die als ausgeschieden oder inaktiv geführt werden, erhalten keine Push-Benachrichtigungen mehr.

Zweck und Rechtsgrundlage: zeitnahe Information über dienstliche Vorgänge, die Sie betreffen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Durchführung des Vertrags über die Nutzung von S+, bei Beschäftigten i. V. m. § 26 BDSG), sowie unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und zuverlässigen Zustellung, etwa dem Abschalten ungültiger Geräte (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Widerruf: Sie können Push-Benachrichtigungen jederzeit in der App unter Mein Konto → Mitteilungen ganz oder je Art abschalten oder eine Ruhezeit festlegen, oder die Erlaubnis in den Systemeinstellungen Ihres Geräts entziehen. Beim Abmelden aus der App wird das Gerät für Push-Benachrichtigungen abgemeldet und der Token gelöscht; bei uns wird es als inaktiv markiert und nicht mehr angeschrieben.

Drittlandübermittlung: Google kann Daten auch in den USA verarbeiten. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, unter dem Google LLC zertifiziert ist, ergänzend auf Grundlage der Standardvertragsklauseln. Mit Google besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (Firebase-Datenverarbeitungsbedingungen).

e) Schnellaktionen am App-Symbol

Beim langen Drücken auf das App-Symbol bietet die App Abkürzungen an (z. B. Stempeln, Nächster Einsatz, Chat, Zeiten freigeben, Neue Notiz) – nur solche, die Ihrer Rolle im Menü zur Verfügung stehen. Der Eintrag „Nächster Einsatz“ zeigt höchstens Uhrzeit und Objektbezeichnung, keine Kundennamen. Die Einträge werden nur lokal auf Ihrem Gerät beim Betriebssystem hinterlegt und beim Abmelden geleert. Ein Eintrag öffnet lediglich die App; gestempelt wird erst nach Ihrer Bestätigung in der App. Zweck und Rechtsgrundlage wie bei der Nutzung von S+ (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei Beschäftigten i. V. m. § 26 BDSG).

f) Siri und Kurzbefehle (iPhone)

Auf dem iPhone können Sie S+ über Siri bzw. die Kurzbefehle-App fragen, z. B. „Nächster Einsatz“, „Termine heute“, „Offene Freigaben“ (nur Leitung), oder sich ungelesene Chat-Nachrichten vorlesen lassen und darauf antworten (SiriKit, App Intents). Die Antworten erzeugt die App auf Ihrem Gerät aus einem kompakten Stand, den sie über die üblichen Schnittstellen mit Ihren Rechten abruft; an uns werden dafür keine Sprachaufnahmen übermittelt. Spracherkennung und Sprachausgabe übernimmt Apple (Apple Distribution International Limited, Cork, Irland) nach den Siri-Bestimmungen von Apple, die Sie in den iPhone-Einstellungen verwalten. Chat-Nachrichten werden erst nach einer ausdrücklichen Rückfrage vorgelesen, eine Antwort wird erst nach Ihrer Bestätigung gesendet; Stempeln per Siri ist nur mit Rückfrage möglich. Notizen, Privatbereich, Tresor und Protokolle sind über Siri nicht abrufbar. Sie können Siri für S+ jederzeit in den Einstellungen des iPhones abschalten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (bei Beschäftigten i. V. m. § 26 BDSG); die Nutzung ist freiwillig.

g) CarPlay und Android Auto

Ist Ihr Smartphone mit einem Fahrzeug verbunden, kann die App ausgewählte Inhalte auf dem Fahrzeugbildschirm zeigen: nächste Einsätze (Uhrzeit und Objekt-Kurzname; Adresse und Route erst nach Antippen), Chat-Nachrichten und – für die Leitung – die Zahl offener Freigaben. Dafür legt die App einen kompakten Stand nur lokal auf Ihrem Gerät ab (geschützt, von Gerätesicherungen ausgenommen, beim Abmelden ersetzt); er wird nur aktualisiert, wenn Sie die App öffnen oder eine Mitteilung eintrifft, nicht laufend im Hintergrund. Es werden keine Standortdaten erhoben und keine Fahrzeugdaten an uns übermittelt. Das Fahrzeugsystem erhält über Apple (CarPlay) bzw. Google (Android Auto) nur das, was angezeigt oder vorgelesen wird.

Diskrete Vorschau: Weil neben Ihnen jemand sitzen kann, zeigt S+ im Auto standardmäßig nur die Art der Mitteilung (z. B. „S+ · Neue Nachricht“) – ohne Namen, Texte, Beträge oder Adressen. Unter Mein Konto → Im Auto können Sie „mit Absender“ oder „mit Inhalt“ wählen oder die Vorschau im Auto ganz abschalten; bei aktivem Fahr-Fokus bzw. Fahrmodus gilt automatisch die diskrete Stufe. Im Auto erscheinen als Mitteilung nur Chat-Nachrichten, nie Freigaben, Notizen, Privatbereich, Tresor oder Protokolle; Mitarbeiter sehen dort keine Kundendaten. Vorgelesen wird nur nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (bei Beschäftigten i. V. m. § 26 BDSG); die Nutzung ist freiwillig.

h) Zeiterfassung: Standort beim Stempeln (App)

Hat die Person der App auf ihrem Smartphone die Standort-Erlaubnis „beim Verwenden der App“ erteilt, ermittelt die App nur im Moment des Ein- bzw. Ausstempelns einmalig den ungefähren Standort (Genauigkeit etwa 100 m; eine höchstens zwei Minuten alte Position des Betriebssystems wird mitverwendet) und sendet ihn mit dem Stempel. Zwischen den Stempeln wird der Standort nicht ermittelt, es entsteht kein Bewegungsprofil und keine Ortung durch die Leitung; beim Stempeln selbst wird nie nach der Erlaubnis gefragt. Ohne Erlaubnis oder wenn die Person die Funktion unter Mein Konto → Standort beim Stempeln ausschaltet, wird gestempelt wie bisher, ohne Standort. Ohne Netz wird der Standort zusammen mit dem Stempel auf dem Gerät zwischengespeichert und mit ihm nachgereicht.

Zweck: Vorschlag des nächstgelegenen eigenen Einsatzortes beim Stempeln (die Auswahl bleibt bei der Person, nichts wird automatisch zugeordnet) und Plausibilität der Zeiterfassung (Abgleich, ob am Einsatzort gestempelt wurde). Gespeichert werden Breiten-/Längengrad auf etwa 10 m gerundet und die Genauigkeitsangabe des Geräts, je Zeiteintrag für Beginn und Ende. Sehen können den Standort nur die Person selbst sowie Inhaber/Admins des Betriebs (in der Zeiterfassung und der Live-Karte nur als Abstand zum Einsatzort, z. B. „80 m vom Objekt“, Abweichungen über 1 km werden markiert). Speicherdauer: wie der zugehörige Zeiteintrag (siehe Abschnitt 6); mit ihm wird auch der Standort gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO, bei Beschäftigten i. V. m. § 26 BDSG (Arbeitszeiterfassung); die Freigabe auf dem Gerät ist freiwillig und jederzeit in den Einstellungen des Smartphones bzw. in der App widerrufbar.

i) Tagesplan und Hinweise beim Stempeln

Beim Einstempeln an einem Objekt zeigt S+ den Tagesplan „Heute zu tun“ – die für diesen Tag hinterlegten Aufgaben aus den Arbeitsanleitungen des Objekts, als reinen Text in der Sprache der Person (Rückfall Deutsch). Mitarbeiter sehen den Tagesplan nur für Objekte, an denen sie gerade eingestempelt sind oder heute eingesetzt sind, ohne Kundennamen, Anschrift oder Preise. Beim Ausstempeln kann eine Checkliste („Bevor du gehst“) mit den Punkten des Objekts erscheinen, auch als Push-Benachrichtigung an die Person selbst (unter Mein Konto → Mitteilungen abschaltbar). Daneben kann die Leitung eigene Hinweisfenster anlegen, die beim Öffnen der App oder beim Ein- bzw. Ausstempeln erscheinen. Verarbeitet werden dabei die Zuordnung zur Person und zum laufenden Stempel; Fehler im Tagesplan oder bei Hinweisen verhindern nie das Stempeln. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei Beschäftigten i. V. m. § 26 BDSG.

j) Qualitätsberichte und Mängel

Nutzt Ihr Betrieb die Qualitätsberichte, verwaltet die Leitung darin die Prüfergebnisse eines Kunden zu einem Objekt einschließlich der Fotos aus der Prüfung; für den eigenen Betrieb des Anbieters werden solche Berichte automatisch aus der Vorgängeranwendung splus übernommen (dort nur gelesen). Aus den Berichten entstehen offene Mängel je Objekt. Den vollständigen Bericht (Kunde, Ergebnis, Prüfer, Absender) sehen nur der Inhaber und ausdrücklich freigeschaltete Personen, Berichte mit Preisen nur der Inhaber; im Kundenportal sehen freigeschaltete Zugänge des Kunden nur dessen eigene Berichte. Berichte können von Auftragnehmer und Kunde unterschrieben werden; dabei werden Name, Rolle, Zeitpunkt, die gekürzte IP-Adresse und das Bild der Unterschrift gespeichert und nachträglich nicht verändert.

Was Mitarbeiter sehen: Beim Einstempeln erscheinen im Tagesplan die offenen Mängel des Objekts – nur Bereich, Text, Datum und ggf. Dringlichkeit, dazu höchstens sechs Fotos aus genau diesem Qualitätsbericht (Mail-Signaturen und Logos werden ausgefiltert), nie Kundenname, Ergebnis, Prüfer, Absender oder Adresse. Ist ein Mangel einer Schicht zugeordnet (morgens/nachmittags), sehen ihn nur Personen, deren Stempelbeginn in diese Schicht fällt (Grenze 12:00 Uhr). Die Fotos werden für Mitarbeiter verkleinert (höchstens 1280 Pixel, neu berechnet) ausgeliefert; die Verkleinerungen werden im getrennten Dateibereich zwischengespeichert (Ordner qualitaet/ma_vorschau).

Quittung „gesehen“: Öffnet eine Person die Mängel, speichert S+ je Mangel, Person und Tag, dass und wann sie gesehen wurden. Die Leitung sieht davon nur, wie viele Personen einen Mangel gesehen haben und wann zuletzt. Die Quittung blendet nichts aus – ein Mangel erscheint bei jedem Einstempeln, bis die Leitung ihn als erledigt markiert oder er abläuft (Standard 14 Tage).

Mitteilungen: Kommt während einer Schicht ein neuer Mangel hinzu, erhalten die Personen, die gerade an diesem Objekt eingestempelt sind, je Mangel höchstens einmal eine Push-Benachrichtigung (nur Bereich und Text, in ihrer Sprache; ihre Ruhezeit wird abgewartet, danach wird zugestellt). Zusätzlich stellt S+ neue offene Mängel einmal täglich als Beitrag ohne Absender in den Chat des Objekts; Mitglieder sind die Leitung, die eingeteilten Personen und wer in den letzten sieben Tagen dort gestempelt hat, nie Ausgeschiedene. Jeder Beitrag wird protokolliert.

Rechtsgrundlage und Speicherdauer: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Durchführung der Reinigungsaufträge, Qualitätssicherung), bei Beschäftigten i. V. m. § 26 BDSG. Eine Leistungs- oder Verhaltensbewertung einzelner Personen findet nicht statt. Berichte, Mängel und Quittungen werden wie die übrigen Betriebsdaten gespeichert und gelöscht (Abschnitt 6).

k) Einsatz-Abschluss

Wenn Ihr Betrieb es einschaltet: Sobald alle Personen eines gemeinsamen Einsatzes (gleiches Objekt, gleicher Tag, ähnliche Anfangszeit) ausgestempelt sind, erhalten die vom Betrieb festgelegten Empfänger (z. B. Inhaber und Bürokraft) eine Zusammenfassung mit Objekt und Datum, den Namen und Stempelzeiten der beteiligten Personen sowie Ist-, Soll- und Differenzstunden – als Eintrag in der Glocke und als Push-Benachrichtigung (je Einsatz einmal, je Person abschaltbar). Zweck: Kontrolle der Einsatzzeiten und Abrechnung; Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO, bei Beschäftigten i. V. m. § 26 BDSG.

l) Abwesenheiten

Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Krankheit) werden mit Art und Zeitraum erfasst – von der Person selbst als Antrag oder von der Verwaltung für andere Personen. Krankheit und unentschuldigtes Fehlen gelten als Feststellung und sind sofort genehmigt; vom Inhaber für andere eingetragene Abwesenheiten jeder Art ebenfalls. Die Art der Abwesenheit sehen nur die Person und die Leitung, andere sehen nur „abwesend“. Es gibt kein Feld für Diagnosen oder Gesundheitsangaben; ein optionaler Freitext ist nur für die Person selbst und die Verwaltung sichtbar und sollte keine Gesundheitsangaben enthalten. Mitteilungen an die Leitung nennen nur den Zeitraum, nie Art oder Grund. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO, § 26 BDSG; soweit die Tatsache einer Erkrankung erfasst wird, Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG.

m) Zusammenspiel mit dem Einsatzbuch und splus

Das Einsatzbuch (einsatzbuch.de) und die Vorgängeranwendung splus sind Anwendungen desselben Anbieters (SolveITKL) und laufen beim selben Hoster in Deutschland (Abschnitt 5); ein Dritter ist nicht beteiligt. Nur für den eigenen Betrieb des Anbieters, der mehrere dieser Anwendungen nutzt, tauschen die Systeme Daten aus, soweit der Abgleich eingeschaltet ist – für andere Firmen findet kein Austausch von Betriebsdaten statt (zu Registrierungs- und Sicherheitsmeldungen siehe unten). Jede Anfrage ist mit einem gemeinsamen Geheimnis signiert (HMAC, höchstens 5 Minuten gültig).

  • Mängel für das Einsatzbuch: Nach dem Einstempeln im Einsatzbuch übermittelt dieses die Objekt-Zuordnung (Kennung des Objekts aus splus), die Sprache und den Schichtbeginn – keine Namen oder E-Mail-Adressen. S+ liefert dafür nur die offenen Mängel dieses Objekts (Bereich, Text, Datum, Dringlichkeit, Anzahl der Fotos) und auf Abruf die verkleinerten Fotos, mit denselben Regeln wie in Abschnitt 3 j). S+ speichert dabei nichts über die Person.
  • Zeiten-Gleichstand: S+ liest die im Einsatzbuch erfassten Arbeitszeiten (E-Mail-Adresse der Person, Datum, Beginn, Ende, Pause, Objektbezeichnung, Erfassungsart, Status, auch laufende Stempel) und hält sie als Spiegel, damit Leitung und Person einen vollständigen Stand sehen („Jetzt im Einsatz“, „Meine Stunden“); in die eigene Zeiterfassung von S+ wird daraus nichts geschrieben. Umgekehrt erhält das Einsatzbuch für die ihm bekannten Personen (anhand der E-Mail-Adresse) die in S+ bzw. splus erfassten Zeiten nur zur Anzeige. Bearbeitet wird immer nur im Ursprungssystem.
  • splus: Für den eigenen Betrieb des Anbieters gleicht S+ Betriebsdaten mit splus ab und übergibt in S+ erfasste Arbeitszeiten dorthin, solange beide Systeme parallel betrieben werden.
  • Meldungen aus dem Einsatzbuch: Registriert sich dort ein neuer Betrieb, meldet das Einsatzbuch Betriebsname, E-Mail-Domain (nicht die Adresse), Branche, Ort und Testphase an S+; daraus entsteht eine Aufgabe und eine Mitteilung an uns als Betreiber. Gehäufte Fehlanmeldungen meldet das Einsatzbuch ohne Benutzernamen und ohne vollständige IP-Adresse.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO (vollständige Arbeitszeiterfassung und Arbeitsorganisation im eigenen Betrieb, sichere Übergangszeit zwischen den Anwendungen), bei Beschäftigten i. V. m. § 26 BDSG. Gespiegelte Zeiten werden so lange aufbewahrt wie die zugehörigen Arbeitszeiten.

4. Getrennte Datenhaltung je Firma

Jede Firma erhält eine eigene, getrennte Datenbank und einen eigenen Dateibereich. Daten verschiedener Firmen werden nie gemeinsam gespeichert oder vermischt. Der Zugang erfolgt über eine nicht erratbare Firmen-ID und Kennung sowie die persönlichen Zugangsdaten.

5. Empfänger

Hosting: Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Straße 4–6, 32339 Espelkamp, Deutschland (Rechenzentren in Deutschland; Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO). E-Mail-Versand: ebenfalls über die Server von Mittwald CM Service GmbH & Co. KG in Deutschland. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn eine gesetzliche Pflicht besteht.

6. Speicherdauer, Löschung und Archivierung

  • Abgelehnte Registrierungen werden archiviert (nicht weiter genutzt) und nach Ablauf der Nachweisfrist gelöscht bzw. auf Antrag gelöscht. Die Nachweisfrist beträgt sechs Monate.
  • Konto löschen: Ein Benutzer kann sein Konto in der Anwendung löschen. Der Zugang wird sofort gesperrt; nach einer Widerrufsfrist von 14 Tagen werden die persönlichen Kontodaten unkenntlich gemacht. Datensätze, die gesetzlich aufbewahrt werden müssen (z. B. Arbeitszeiten, Rapporte, Rechnungsgrundlagen), bleiben archiviert, sind dem Konto danach aber nicht mehr zuzuordnen.
  • Löschung einer Firma erfolgt auf Antrag in einem kontrollierten Vorgang: Zugang sperren, Daten archivieren, gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. § 147 AO, § 257 HGB) beachten, danach DSGVO-Löschung.
  • Das Protokoll, dass eine Löschung beantragt und ausgeführt wurde, bewahren wir als Nachweis auf (ohne vollständige E-Mail-Adresse).

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz.

Mitarbeiter von Kundenunternehmen wenden sich für Auskunft und Berichtigung bitte zunächst an ihren Arbeitgeber; wir unterstützen diesen dabei.

8. Sicherheit

Übertragung nur verschlüsselt (HTTPS). Passwörter werden ausschließlich als Hash gespeichert. Die Firmen-Kennung wird als Hash und – für seit dem 08.10.2026 angelegte bzw. hinterlegte Kennungen – zusätzlich verschlüsselt gespeichert, damit wir als Betreiber sie für Einladungen und Unterstützung anzeigen können; angezeigt wird sie nur dem Betreiber, und jeder Abruf wird protokolliert. Zugriffe werden je Firma getrennt geprüft; Anmeldeversuche sind begrenzt.

Anmelde-Protokoll

Zum Schutz der Konten und zur Erkennung von Missbrauch (z. B. Passwort-Raten, fremde Zugriffe) halten wir jede Anmeldung bei S+ in einem Anmelde-Protokoll fest – in der App, im Browser, per Passkey, QR-Code, Login-Link, Einladung, Kundenportal, Uhr, Behörden-Nachweisportal, Partner-Portal und in der Betreiber-Konsole, erfolgreich, fehlgeschlagen oder gesperrt. Gespeichert werden: Zeitpunkt, Art der Anmeldung, Ergebnis, die Firma und – nur bei erfolgreicher Anmeldung – das Konto, die Plattform (iOS, Android, Browser, Uhr), die App-Version, eine kurze Gerätebeschreibung (z. B. „iPhone · iOS 18 · Safari“, nicht die vollständige Browserkennung) und das gekürzte Netz der IP-Adresse (bei IPv4 ohne die letzte Zahl, bei IPv6 nur die ersten 48 Bit) sowie nicht rückrechenbare Prüfsummen (HMAC) der IP-Adresse und des eingegebenen Anmeldenamens, um wiederholte Versuche zu erkennen. Passwörter, Firmen-Kennungen, Link-Codes und vollständige IP-Adressen werden nie gespeichert; bei Fehlversuchen wird kein Konto zugeordnet. Wiederholte gleiche Anmeldungen innerhalb von 5 Minuten werden nur gezählt. Ob eine Anmeldung aus einem Netz der App-Prüfung von Apple oder Google stammt (Prüfung der Apps vor der Veröffentlichung in den App-Stores), erkennen wir am Adressbereich bzw. an einer Namensabfrage des Netzes nach der Anmeldung; dabei wird die vollständige Adresse nicht gespeichert. Einsehen kann das Protokoll ausschließlich der Inhaber des Anbieters persönlich in der Betreiber-Konsole; jeder Abruf wird protokolliert. Einträge werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Anwendung und an der Abwehr von Missbrauch) sowie Art. 32 DSGVO.

9. Optionale Funktionen (nur wenn Ihr Betrieb sie einschaltet)

Die folgenden Funktionen sind ausgeschaltet, bis Ihr Betrieb sie ausdrücklich einschaltet. Über den Einsatz entscheidet Ihr Betrieb als Verantwortlicher; wir verarbeiten die Daten dabei als Auftragsverarbeiter (Abschnitt 2). Wird eine Funktion mit einem externen Anbieter verbunden, schließt Ihr Betrieb den Vertrag einschließlich der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung in der Regel direkt mit diesem Anbieter.

a) KI-Assistent (optional)

Zweck: Ein Chat-Assistent (Name im Betrieb einstellbar, Standard „Solvi") unterstützt im Arbeitsalltag: in S+ suchen, Einteilung und eigene bzw. erlaubte Termine nachsehen, Anleitungen und Objekt-Hinweise finden, Termine und Rapport-Entwürfe vorschlagen.

Einschalten und Abschalten: Der Assistent ist standardmäßig ausgeschaltet. Einschalten kann ihn nur die Firmenleitung (Inhaber/Admin), nachdem sie einen Hinweis zu Auftragsverarbeitung und Datenübermittlung des gewählten Anbieters bestätigt hat; Zeitpunkt, Person und Hinweisversion werden protokolliert. Der Betrieb kann den Assistenten jederzeit abschalten oder auf bestimmte Rollen beschränken.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrags mit Ihrem Betrieb) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Arbeitsorganisation); für Daten von Beschäftigten § 26 BDSG bzw. Art. 88 DSGVO. Wir und der gewählte KI-Anbieter verarbeiten die Daten im Auftrag Ihres Betriebs (Art. 28 DSGVO).

Anbieter – je nach Wahl Ihres Betriebs:

  • Anthropic PBC, San Francisco, USA (Claude über die Anthropic API): Übermittlung in ein Drittland (USA) auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist, im Übrigen der EU-Standardvertragsklauseln (SCC) im Data Processing Addendum des Anbieters. Ohne gesonderte Zero-Data-Retention-Vereinbarung speichert der Anbieter Ein- und Ausgaben nach eigenen Angaben für begrenzte Zeit, z. B. zur Missbrauchserkennung.
  • Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg (Claude über AWS Bedrock): Verarbeitung in der vom Betrieb gewählten EU-Region (Standard: Frankfurt, eu-central-1). Die US-Muttergesellschaft ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ein Zugriff nach US-Recht ist nicht vollständig ausgeschlossen.
  • Mistral AI SAS, Paris, Frankreich: Verarbeitung in der EU.
  • Eigener Server des Betriebs bzw. eines von ihm beauftragten Hosters (z. B. gemietete Rechenleistung in Deutschland): Standort und etwaiger Drittlandbezug richten sich nach diesem Dienstleister.

Was übermittelt wird (Pseudonymisierung): die Nachricht, ein kurzer Ausschnitt des bisherigen Verlaufs, die für die Antwort nötigen Ergebnisse der Abfragen (z. B. Einsatzzeiten, Objektbezeichnungen) und die vom Betrieb freigegebenen Gedächtnis-Einträge. Vor dem Versand ersetzt S+ Namen von Mitarbeitern, Kunden und Objekten, Anschriften, E-Mail-Adressen und Telefonnummern durch Platzhalter (z. B. „[PERSON_1]"); die Rückübersetzung erfolgt ausschließlich auf unserem Server. Das KI-Modell hat keinen Zugriff auf die Datenbank; Abfragen führt S+ selbst mit den Rechten der angemeldeten Person und nur innerhalb der eigenen Firma aus.

Was nie übermittelt wird: Passwörter und andere Zugangsdaten, Gesundheitsangaben (Art. 9 DSGVO, z. B. Gründe von Abwesenheiten), Lohn-, Gehalts- und Bankdaten (z. B. IBAN), Inhalte von Dokumenten und Dateien, Bewerbungen, E-Mails, Chat-Nachrichten, Belege sowie Standortdaten. Diese Sperre ist technisch umgesetzt: Solche Angaben werden vor dem Versand entfernt; enthält eine Anfrage trotzdem gesperrte Daten, wird sie nicht gesendet.

Keine automatisierten Entscheidungen: Der Assistent bewertet keine Personen (keine Leistungsbeurteilung, kein Ranking, kein Scoring), trifft keine Vorauswahl von Bewerbungen, trifft oder empfiehlt keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung über Beschäftigte (Art. 22 DSGVO), analysiert keine Emotionen, Stimmungen oder Verhaltensweisen und erstellt keine Standort- oder Bewegungsprofile. Termine und Rapport-Entwürfe legt er nur als Vorschlag an; ausgeführt wird erst, wenn die Person selbst auf „Ausführen" klickt. Solche Einträge sind mit „via <Name des Assistenten>" gekennzeichnet und protokolliert.

Transparenz: Im Chat steht sichtbar „Sie schreiben mit einer KI"; Antworten der KI sind als KI-generiert gekennzeichnet (Art. 50 KI-Verordnung).

Gedächtnis: Der Assistent kann sich sachliche Hinweise des Betriebs merken (z. B. interne Objektbezeichnungen). Aussagen über einzelne Personen und gesperrte Daten werden abgewiesen; Einträge von Mitarbeitern gelten erst nach Freigabe durch die Firmenleitung, die Einträge jederzeit entfernen kann.

Speicherdauer: Verläufe werden verschlüsselt gespeichert und sind nur für die jeweilige Person sichtbar. Sie können einzelne oder alle Verläufe löschen lassen; die Inhalte werden spätestens nach der vom Betrieb eingestellten Frist (Standard 30 Tage) gelöscht. Bestehen bleibt ein Protokoll ohne Inhalte (Zeitpunkt, Art der Aktion, Verbrauch) als Nachweis. Für die Kostenbegrenzung zählt S+ Anfragen und verbrauchte Tokens je Person und Tag; die Firmenleitung sieht nur Summen. Die Speicherung beim KI-Anbieter richtet sich nach dessen Bedingungen.

Spracheingabe: Optional kann die Spracherkennung des Browsers genutzt werden; der erkannte Text wird nur in das Eingabefeld geschrieben und nicht automatisch gesendet. Je nach Browser verarbeitet dessen Hersteller die Aufnahme (z. B. Google bei Chrome). S+ erhält und speichert keine Audiodaten.

Widerspruch und Abschaltung: Die Nutzung ist freiwillig. Beschäftigte können der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen und wenden sich dazu an ihren Betrieb; die Firmenleitung kann den Assistenten jederzeit abschalten oder für Rollen sperren.

b) Texterkennung im Browser

Die Texterkennung von Fotos und Scans (z. B. Belege, Lieferscheine) läuft vollständig lokal im Browser auf Ihrem Gerät. Das Bild wird dafür nicht an uns oder Dritte übermittelt; übertragen wird erst, was Sie anschließend bewusst speichern. Die dafür nötigen Programmteile und Sprachdaten werden von unserem Server geladen, nicht von Dritten.

c) lexoffice-Anbindung

Nur wenn Ihr Betrieb die Anbindung aktiviert: Abgleich von Rechnungs-, Kunden- und Belegdaten mit lexoffice. Anbieter und Auftragsverarbeiter Ihres Betriebs ist der Betreiber von lexoffice bzw. Lexware Office aus der Haufe Group, Freiburg im Breisgau (Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg im Breisgau). Zweck: Buchhaltung und Zahlungsabgleich; Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO (steuer- und handelsrechtliche Pflichten). Der Zugangsschlüssel wird verschlüsselt gespeichert und nie angezeigt. Aufbewahrung nach § 147 AO und § 257 HGB.

d) NinjaOne-Anbindung

Nur wenn Ihr Betrieb die Anbindung aktiviert: Abruf von Geräte-, Lizenz- und Ticketdaten aus NinjaOne (Anbieter: NinjaOne, LLC, Austin, Texas, USA; je nach Konto Verarbeitung in einer EU-Region). Die Daten können Geräte- und Benutzernamen enthalten. Soweit Daten in den USA verarbeitet werden, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist, sonst der Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO; die Auftragsverarbeitungsvereinbarung schließt Ihr Betrieb mit NinjaOne. Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert.

e) Fahrzeugflotte und Fahrtenbuch

Wenn Ihr Betrieb das Modul nutzt: Fahrzeugdaten (z. B. Kennzeichen, Termine für Prüfung und Wartung), Zuordnung von Fahrzeugen zu Personen, Fahrtenbuch-Einträge (Datum, Start und Ziel, Kilometerstand, Zweck der Fahrt) und Tankbelege. Zweck: ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, Kostenzuordnung und Halterpflichten. Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuerliche Pflichten) und lit. b DSGVO; für Beschäftigte § 26 BDSG bzw. Art. 88 DSGVO. Es findet keine GPS-Ortung statt und es werden keine Bewegungsprofile erstellt – Fahrten werden manuell eingetragen. Aufbewahrung nach den steuerlichen Fristen (§ 147 AO), danach Löschung.

f) Mitarbeiter- und Kundendokumente

Wenn Ihr Betrieb die Dokumentenablage nutzt: Dokumente zu Beschäftigten (z. B. Verträge, Nachweise) und zu Kunden bzw. Objekten werden je Firma getrennt gespeichert und nur verschlüsselt (HTTPS) übertragen. Zugriff haben nur berechtigte Rollen; Beschäftigte sehen ihre eigenen Dokumente; Zugriffe werden protokolliert. Rechtsgrundlage für Beschäftigtendokumente § 26 BDSG bzw. Art. 88 DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO; besondere Kategorien (z. B. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen) nur, soweit arbeits- oder sozialrechtlich erforderlich (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO, § 26 Abs. 3 BDSG). Für Kundendokumente Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Dokumentinhalte werden nie an den KI-Assistenten übermittelt. Speicherdauer nach den gesetzlichen Fristen, danach Löschung.

g) Inventur und Lager

Wenn Ihr Betrieb das Modul nutzt: Artikel (z. B. Bezeichnung, Barcode, Bestand, Lagerort, optional ein Foto des Artikels), Lagerorte (Lager, Objekt, Fahrzeug oder Person) sowie Buchungen und Zählungen mit Zeitpunkt und buchender Person. Einkaufspreise sieht nur die Leitung. Zum Scannen von Barcodes und QR-Codes nutzt die App bzw. der Browser die Kamera Ihres Geräts – erst nach Ihrer Erlaubnis und nur, solange die Scan-Ansicht geöffnet ist. Die Erkennung läuft lokal auf dem Gerät; übertragen wird nur der erkannte Code, nicht das Kamerabild. Ohne Kamera kann der Code auch eingetippt oder mit einem Handscanner erfasst werden. Buchungen werden nicht gelöscht, sondern nur durch Gegenbuchung korrigiert (Nachvollziehbarkeit). Zweck: Bestandsführung und Inventur; Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b, c (handels- und steuerrechtliche Pflichten) und f DSGVO, für Beschäftigte § 26 BDSG bzw. Art. 88 DSGVO. Eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle findet nicht statt.

h) Bestellungen

Wenn Ihr Betrieb das Modul nutzt: Bestellanforderungen von Mitarbeitern, der Leitung oder – über das Kundenportal – von Kunden (z. B. Arbeitskleidung mit Größe, Material, Menge, Grund, Status und Verlauf mit Zeitpunkt und Person). Optional kann ein Foto beigefügt werden (z. B. eines beschädigten Kleidungsstücks); Kamera bzw. Fotoauswahl Ihres Geräts werden dafür erst nach Ihrer Erlaubnis und nur auf Ihren Wunsch genutzt. Fotos werden im getrennten Dateibereich Ihrer Firma gespeichert und sind nur für Berechtigte abrufbar. Für eine Sammelbestellung kann die Leitung einen Warenkorb-Link zu Amazon erzeugen; dabei werden nur Artikel und Mengen übergeben, keine Namen von Mitarbeitern oder Kunden – die Bestellung selbst erfolgt im eigenen Amazon-Konto des Betriebs nach den Bedingungen von Amazon. Zweck: Beschaffung und Ausgabe von Material und Arbeitskleidung; Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO, für Beschäftigte § 26 BDSG bzw. Art. 88 DSGVO.

i) Nachfolge im Ernstfall

Der Inhaber eines Betriebs kann in S+ einen Nachfolger und optional einen Notfallkontakt aus den eigenen Benutzern benennen. Im Todes- oder Vorsorgefall kann diese Person einen Antrag auf Übergabe der Inhaber-Rechte stellen und dazu einen Nachweis hochladen (Sterbeurkunde, Vorsorge- oder Generalvollmacht, Betreuerausweis). Verarbeitet werden die Angaben zum Antrag (Antragsteller, Nachfolger, bisheriger Inhaber, Art des Nachweises, Bemerkung, Zeitpunkte, Entscheidung) und der Nachweis selbst. Der bisherige Inhaber wird über jeden Antrag per E-Mail informiert. Die Rechte gehen erst nach Prüfung durch uns als Betreiber über; eine automatische Übergabe findet nicht statt. Nur wenn der Inhaber es einschaltet, erhalten wir einen Hinweis, wenn er sich längere Zeit nicht anmeldet – ohne Folgen für die Rechte.

Schutz: Nachweise werden verschlüsselt und getrennt von den Daten des Betriebs gespeichert, sind ausschließlich für uns als Betreiber einsehbar (nicht für den Betrieb und nicht für den Antragsteller), werden nicht verändert (Nachreichungen als neue Version), und jeder Zugriff wird protokolliert.

Rechtsgrundlage und Speicherdauer: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Fortführung des Vertrags und des Zugangs), lit. c (gesetzliche Pflichten) und lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren, nachweisbaren Übergabe und an der Abwehr unberechtigter Zugriffe); soweit ein Nachweis Gesundheitsangaben enthält, zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO. Antrag und Nachweis bewahren wir zur Nachweis- und Beweissicherung auf, bis die gesetzlichen Verjährungsfristen abgelaufen bzw. mögliche Rechtsstreitigkeiten erledigt sind (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO); eine automatische Löschung nach einer festen Frist erfolgt nicht. Danach oder auf begründeten Antrag löschen wir in einem protokollierten Vorgang.

j) Maschinelle Übersetzung von Arbeitsanweisungen

Damit Mitarbeiter Arbeitsanweisungen in ihrer Sprache lesen können, kann S+ Arbeitsinhalte – z. B. Arbeits- und Reinigungsanleitungen, Mängel- und Reklamationsbeschreibungen, Tagespläne und Hinweisfenster – maschinell übersetzen (Englisch, Französisch, Ukrainisch, Russisch, Arabisch, Persisch, Tamil). Dazu wird der Text an einen Übersetzungsdienst übermittelt, je nach Einstellung an die DeepL SE, Maarweg 165, 50825 Köln, Deutschland, oder an die Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland (Azure AI Translator, Verarbeitung in Rechenzentren in Europa).

Keine personenbezogenen Daten: Vor dem Versand entfernt S+ automatisch E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Bankverbindungen (IBAN), Links mit Zugangscodes sowie die Namen von Personen und Kunden und ersetzt sie durch neutrale Platzhalter (z. B. „[Name]“). Übermittelt wird nur der reine Arbeitsinhalt. Chat-Nachrichten, Namen, Kontaktdaten, Kundennamen und Bewertungen werden nie übersetzt und nie übermittelt. Weil der Dienst übermittelte Texte je nach Tarif auch zur Verbesserung seiner Übersetzung nutzen darf, senden wir ausschließlich solche Arbeitsinhalte ohne Personenbezug. Jede Übersetzung wird einmal erstellt und in der Datenbank Ihres Betriebs gespeichert; maschinelle Übersetzungen sind als „automatisch übersetzt“ gekennzeichnet, eine Korrektur durch die Leitung hat immer Vorrang.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an verständlichen Arbeitsanweisungen und an der Arbeitssicherheit von Mitarbeitern mit anderer Muttersprache). Solange kein Übersetzungsdienst eingerichtet ist, ist die Funktion ausgeschaltet.

Stand: 15.10.2026. Dieser Text beschreibt den tatsächlichen Zustand der Anwendung.